જન-કેન્દ્રિત સંસ્થા બનવાની નવ રીતો

સામાન્ય રીતે વિકાસ ક્ષેત્રે એવી માન્યતા પ્રવર્તે છે કે લોકો આપણી સૌથી મોટી સંપત્તિ છે અને સંસ્થાનો સતત વિકાસ થઈ રહ્યો હોય ત્યારે ટીમની સુરક્ષા અને તેનો વિકાસ એ એક મોટો પડકાર છે. જોકે, એક પ્રશ્ન એવો છે જેનો સંતોષકારક ઉકેલ શોધવાની જરૂર હજી આજે પણ છે: ટકાઉ વિકાસ કરતી વખતે શું આપણે ખરેખર સંસ્થાની સંસ્કૃતિ જાળવી શકીએ ખરા? – અને જો હા, તો કેવી રીતે?

નફાના હેતુ વિના કામ કરવાની નીતિ ઘણી વખત સંસ્થાના સ્થાપક સભ્યોના મૂલ્ય અને દ્રષ્ટિ દ્વારા સંચાલિત થતી હોય છે, એ માટે સંસ્થાના સ્થાપક સભ્યોએ પોતાના ઉદાહરણ દ્વારા નેતૃત્વ પૂરું પાડવું પડે છે અને એ સંસ્કૃતિને ઉપરના સ્તરથી નીચે સુધી પહોંચવા દેવી પડે છે. એ સંસ્કૃતિ ભૌગોલિક અને વ્યક્તિગત સીમાઓ પાર કરીને ફેલાઈ શકે એ માટે બહુપક્ષીય અભિગમની જરૂર છે જે માત્ર એક સરળ ‘વ્યૂહરચના’થી ઘણું વધારે છે.

ક્વેસ્ટ એલાયન્સમાં અમે અમારા કર્મચારીઓને પ્રોત્સાહિત કરવા માટે નવી નવી રીતો વિકસાવતા રહીએ છીએ, અમારી અત્યાર સુધીની સફરના અનુભવોમાંથી અમે જે શીખ્યા તેમાંથી કેટલુંક અહીં રજૂ કરીએ છીએ.

1. લોકો માટે ભરતી કરો, ભૂમિકાઓ માટે નહીં

કોઈક ચોક્કસ ભૂમિકા માટે યોગ્ય કુશળતા ધરાવતી વ્યક્તિઓ મોટેભાગે હંમેશ શોધી જ શકાય છે. પરંતુ જે વ્યક્તિની વિચારસરણી સંસ્થાની વિચારસરણી સાથે મેળ ખાતી હોય એવી વ્યક્તિ શોધવાનું સૌથી વધુ મુશ્કેલ છે. જેમ જેમ સંસ્થાનો વિકાસ થાય તેમ તેમ સંસ્થાના સ્થાપકો માટે દરેકેદરેક ઇન્ટરવ્યુમાં સામેલ થવું ઘણીવાર શક્ય રહેતું નથી. જોકે, નિમણૂકની આખી પ્રક્રિયામાં ઓછામાં ઓછો એક ઇન્ટરવ્યુ રાઉન્ડ ઉમેદવાર સંસ્થાની સંસ્કૃતિ અને મૂલ્યના ચોકઠામાં ગોઠવાઈ શકે એમ છે કે નહિ એ નક્કી કરવા માટે ફાળવવામાં આવે એટલું સુનિશ્ચિત કરવું તો શક્ય છે. જે વિચારો અને મૂલ્યો દ્વારા સંસ્થા પ્રભાવિત છે એ જ વિચારો અને મૂલ્યોથી ઉમેદવાર પણ પ્રેરિત અને ઉત્સાહિત છે કે કેમ એ તમે અહીં જ નક્કી કરી શકો છો.

2. સહ-નિર્માણને ધોરણ બનાવો

મૂળભૂત હેતુ છે એક ટીમ તરીકે સાથે મળીને કંઈક કરવું. પછી એ મિશન સ્ટેટમેન્ટ (સંસ્થાના લક્ષ્યો વિશેની ટૂંકી સમજૂતી) કેવી રીતે લખાવું જોઈએ એ અંગેની મુક્ત ચર્ચા કરવા માટેની કોઈ વર્કશોપ હોય કે પછી નીતિ વિષયક બહુ-હિતધારક ચર્ચાઓ હોય, એ સુનિશ્ચિત કરે છે કે પરિણામો સાથે મળીને હાંસલ કરવામાં આવે અને પ્રત્યેક વ્યક્તિને એનું મૂલ્ય સમજાય. જ્યારે સહ-નિર્માણ એ એક ધોરણ બની જાય છે ત્યારે સંસ્કૃતિ, દ્રષ્ટિ અને સંસ્થાકીય ભાવના ઉપરના સ્તરથી નીચે સુધી પહોંચાડવાની જરૂર રહેતી નથી પરંતુ એ સમગ્ર સંસ્થાનું અભિન્ન અંગ બની રહે છે.

3. સંસ્થાની સંસ્કૃતિને વ્યક્ત કરવા અને વહેંચવાની બહુવિધ રીતો વિકસાવો

સંસ્કૃતિની સહિયારી સમજ એ સફળ પ્રતિભા વ્યવસ્થાપનના કેન્દ્રમાં છે. સંસ્કૃતિનો અર્થ એ નથી કે દરેક કર્મચારીએ સમાન રીતે જ કામ કરવું જોઈએ અથવા વિચારવું જોઈએ, પરંતુ તેનો અર્થ એ છે કે સંસ્થાના કેટલાક મહત્વપૂર્ણ અભિગમો અથવા મૂલ્યો છે જે સંસ્થાના તમામ કર્મચારીઓમાં પણ છે – પછી એ સ્વ-શિક્ષણ માટેની પ્રતિબદ્ધતા હોય, નવીનીકરણ અંગેની સહિયારી સમજ હોય કે પછી સમાવેશકતા અંગેનો આગ્રહ.

આ સંસ્કૃતિને વિકસાવવાની કોઈ એક નિશ્ચિત પદ્ધતિ નથી. વાસ્તવમાં અમે જોયું છે કે સંસ્થાકીય સંસૃતિને વ્યક્ત કરવા અને વિકસાવવા માટે અનેક માધ્યમો હોવા મહત્વપૂર્ણ છે. ઔપચારિક તેમજ અનૌપચારિક – બંને પ્રકારના કાર્યક્રમોનું આયોજન એ લોકોને એકબીજા સાથે મળવાની અને વિચારોના આદાન-પ્રદાન માટેની તક પૂરી પાડવાની એક રીત છે. અમારી સંસ્થામાં અમે ‘પહેલો શુક્રવાર’ ઊજવીએ છીએ, અહીં દર મહિનાના પહેલા શુક્રવારે અમે સાથે મળીને પિઝા બનાવવા માટે અને એકબીજા સાથે સમય પસાર કરવા માટે ભેગા થઈએ છીએ, અહીં અમને અમારી ટીમના સભ્યો સાથે વાતચીત કરવાની અને વિચારોની આપ-લે કરવાની તક મળી રહે છે. વાર્ષિક સ્ટાફ રીટ્રીટ અને નિયમિત ટીમ મીટિંગો જેવા ઔપચારિક કાર્યક્રમો, અમે જે કરીએ છીએ તે શા માટે કરીએ છીએ એ વિષેની ચર્ચા કરવામાં અમને મદદરૂપ થાય છે.

ફોટો સૌજન્ય: ક્વેસ્ટ અલાયન્સ

4. પ્રામાણિક પ્રતિસાદ માટે પુષ્કળ તકો ઊભી કરો

તમે તમારા કર્મચારીઓ પાસેથી તેમના પ્રતિસાદ મેળવવા માટે તૈયાર છો એમ કહેવું એ એક વાત છે, પરંતુ તે પ્રતિસાદ વ્યક્ત થઈ શકે એ માટે સલામત સ્થાનો અને તકો ઊભી કરવી એ ઘણું મુશ્કેલ છે. કેટલીક સમીક્ષાઓ (ઉદાહરણ તરીકે, નિમણૂંક પછીના 45-દિવસની તેમની સમીક્ષા) ના નેતૃત્વની જવાબદારી નિરીક્ષકોને બદલે કર્મચારીઓને સોંપવાનું પગલું અમારા માટે અસરકારક પુરવાર થયું છે. આ પ્રકારની વધુ તકો ઊભી કરવી એ સતત અમારું લક્ષ્ય રહ્યું છે.

5. સ્પષ્ટ અપેક્ષાઓ નિર્ધારિત કરો

નવા કર્મચારીઓ માટે શીખવાની પ્રક્રિયા લાંબી હોઈ શકે છે. પ્રારંભિક તબક્કામાં જ અપેક્ષાઓ સ્પષ્ટ કરી દેવાથી દરેક કર્મચારી એક જ દિશામાં અને એક ચોક્કસ સ્તરે કામ કરે એ સુનિશ્ચિત કરવું સરળ થઈ પડે છે. નવું કામ શરુ કરવાની એક સુવ્યવસ્થિત પદ્ધતિ નવનિયુક્ત કર્મચારીઓને અન્ય ટીમો સાથે ઝડપથી જોડાવામાં અને તેઓ જે સંદર્ભમાં કામ કરી રહ્યા છે તે સમજવામાં મદદરૂપ થઈ શકે છે. એ પછી અમે 90-દિવસનો એક ‘લક્ષ્ય નિર્ધારણ’ કાર્યક્રમ રાખીએ છીએ, જેમાં નવા કર્મચારીઓ તેમના સુપરવાઇઝરના સહયોગથી પોતાના કામને લગતા લક્ષ્યો અને બીજા સામાન્ય લક્ષ્યો, બંને નક્કી કરે છે. આ અંગેની ચર્ચા કરવા તેઓ 45 દિવસ પછી કર્મચારીની આગેવાની હેઠળની એક બેઠકમાં અને 90 દિવસ પછી સુપરવાઈઝરની આગેવાની હેઠળની એક બેઠકમાં ભેગા મળે છે.

6. વ્યક્તિગત કારકિર્દીના વિકાસ માટે સહયોગ આપો

વ્યાવસાયિક સંતોષ માટેના મુખ્ય પરિબળ તરીકે કર્મચારીઓ કારકિર્દીના વિકાસ અને પ્રગતિ માટેની તક પર સતત ભાર મુકે છે. કર્મચારીઓને તેમની પોતાની કારકિર્દીના માર્ગે આગળ વધવા માટે સક્ષમ બનાવવા એ ચોક્કસપણે એમને સંસ્થામાં ટકાવી રાખવા માટેનું એક પરિબળ છે, એટલું જ નહિ પરંતુ તે સંસ્થાના કર્મચારીઓને આપમેળે કુદરતી નેતૃત્વ વિકાસ માટે તૈયાર કરે છે.

છેલ્લા એક વર્ષથી અમારા કર્મચારીઓના વિકાસને ‘રીચ ફોર ધ સ્ટાર્સ’ કાર્યક્રમ દ્વારા સંચાલિત કરવામાં આવે છે, તેમાં સ્વ-મૂલ્યાંકન, સહકર્મચારીઓનો પ્રતિસાદ, લક્ષ્ય નિર્ધારણ અને સમીક્ષાઓનો સમાવેશ થાય છે. આ લક્ષ્યો ભૂમિકા-સંબંધિત તેમજ વ્યક્તિગત બંને હોઈ શકે છે, અને આ સમગ્ર કાર્યક્રમ કર્મચારીઓને પોતાની મહત્વાકાંક્ષાઓને સમજીને તેને સાકાર કરવા સક્ષમ બનાવવા માટે તૈયાર કરવામાં આવ્યો છે. આ કાર્યક્રમ અંતર્ગત તેઓને વ્યાવસાયિક વિકાસ ભંડોળ, અભ્યાસનો સમય અથવા તો અંગત કે વ્યાવસાયિક કારણોસર લાંબી રજાનો લાભ પણ મળે છે.

ફોટો સૌજન્ય: ક્વેસ્ટ અલાયન્સ

7. સારા કામની કદર કરો

આપણા કામની નોંધ લેવાય છે અને કદર થાય છે એ આપણે બધાએ જાણવું હોય છે. આ માટેની ઘણી રીતો છે, અને એ હંમેશા નેતૃત્વ કરતી ટીમ તરફથી જ આવે એ જરૂરી નથી (અને એવું હોવું પણ ન જોઈએ). આંતરિક સર્વસામાન્ય મંચ (અમે સોશિયલ કાસ્ટનો ઉપયોગ કરીએ છીએ) કર્મચારીઓને તેમના યોગદાન માટે એકબીજાનો આભાર માનવાની તક આપી શકે છે. સારા કામની વધુ ઔપચારિક કદર વાર્ષિક મૂલ્યાંકન દરમિયાન અને કામની વર્ષગાંઠો પર થઈ શકે પરંતુ સારા કામની દૈનિક નોંધ લેવાય એ પણ એટલું જ મહત્વપૂર્ણ છે.

8. કર્મચારીઓની જરૂરિયાતોને સમજો

ટીમના સભ્યો શૂન્યાવકાશમાંથી આવતા નથી – તેઓ તેમની સાથે તેમના પોતાના સંદર્ભો, તીવ્ર લાગણીઓ, સંબંધો અને ઇતિહાસ લઈને આવે છે. આનો અર્થ એ છે કે અલગ અલગ કર્મચારીઓ અલગ અલગ રીતે તેમની સંપૂર્ણ ક્ષમતા સાથે કામ કરશે. સંસ્થાઓએ આ વાત સમજવી જોઈએ અને એ વિવિધતાને સમાયોજિત કરવાની રીતો વિકસાવવી જોઈએ, આ માટે સંસ્થાઓ સુવિધાજનક કામના કલાકો, અંગત કે વ્યાવસાયિક કારણોસર લાંબી રજાની તકો, બાળકના જન્મ પછી માતા અથવા પિતા તરીકે મળનારી રજા કે પછી મજબૂત સમાવેશક નીતિ જેવા માર્ગો અપનાવી શકે છે. ઓફિસની બહાર કર્મચારીઓનું એક મજબૂત સપોર્ટ નેટવર્ક હોય છે. દર વર્ષે ક્વેસ્ટ ડે પર અમે કર્મચારીઓ, સહાયક કર્મચારીઓ અને ઠેકેદારોને આમંત્રી અમારી સામૂહિક ઉપલબ્ધિઓની ઉજવણી કરીએ છીએ ત્યારે અમે એની નોંધ લઈએ છીએ.

9. કહ્યા મુજબ કરો

કર્મચારીઓને સૌથી વધારે હતોત્સાહિત કરનારી કોઈ વાત હોય તો એ છે કાગળ પર જે કહેવાયું છે અને હકીકતમાં જે અમલમાં મુકાય છે એ બે વચ્ચે ઊંડો તફાવત. તમે ગમે તે સમયે, ગમે તે સ્થળે, ગમે તે વ્યક્તિ શીખતી રહે એ માટે પ્રતિબદ્ધ વિકાસશીલ સંસ્થા છો તો શું તમે તમારા કર્મચારીઓ માટે શીખવાની બહુવિધ તકો ઊભી કરી રહ્યા છો? તમારી સંસ્થા નવીનીકરણ (ઈનોવેશન) ને બીજી કોઈ પણ બાબત કરતા વધુ મહત્ત્વ આપે છે તો શું તમારા કર્મચારીઓને નવીનતા લાવવાની, નિષ્ફળ જવાની અને ફરી પ્રયાસ કરવાની તકો પૂરી પાડવામાં આવે છે?

તમે સારા પ્રતિભા વ્યવસ્થાપનનો માર્ગ શોધી રહ્યા હો ત્યારે પ્રતિભા વ્યવસ્થાપનના વિવિધ પાસાઓને સમજવામાં થતી તમારી ભૂલોને સ્વીકારવાની અને તેને સુધારવા માટે સતત પ્રયત્ન કરતા રહેવાની તમારી તૈયારી પણ મહત્વપૂર્ણ છે. અમારે માટે અત્યારે સારું પ્રતિભા વ્યવસ્થાપન એટલે સ્વ-સંભાળને અમારા મૂલ્યોનો અભિન્ન ભાગ બનાવવા અંગે અમારી ટીમના પ્રતિસાદ પર કામ કરવું, અમારી લિંગ અને સમાવેશકતાની નીતિને વધુ મજબૂતીથી વિકસાવવી અને સ્પષ્ટ કરવી અને આગામી વર્ષોમાં સંસ્થાના વિકાસને ટકાઉ રીતે આગળ લઈ જવા માટે અમારી ‘સેકન્ડ લાઇન લીડરશિપ’ને યોગ્ય તાલીમ મળી રહી છે એ સુનિશ્ચિત કરવું.

શીખવા માટે હંમેશ તૈયાર હોવું એ જે-તે ક્ષેત્રના આપણા કામ માટે જેટલું મહત્વપૂર્ણ છે તેટલું જ મહત્વપૂર્ણ આંતરિક પ્રતિભા વ્યવસ્થાપન માટે પણ છે.

ટ્રાન્સલેશન ટૂલનો ઉપયોગ કરીને અંગ્રેજીમાંથી અનુવાદિત કરવામાં આવેલ આ લેખની સમીક્ષા અને તેનું સંપાદન મૈત્રેયી યાજ્ઞિક દ્વારા કરવામાં આવેલ છે.

—

*મેગન ડોબસનના મંતવ્યો સાથે.